숨겨진 운송비 줄이는 5가지 방법

최근 기업들은 공급망관리(SCM)의 효율성을 높이고, 이익을 증가시키기 위한 묘안 찾기에 사활을 걸고 있다. 대다수의 제조·유통업체들은 급진적인 새로운 기술을 도입해야만 SCM 혁신을 이룰 수 있을 것이라고 생각한다. 그러나 SCM 혁신은 현재의 시스템을 보완하는 것부터 시작한다. 실제로 SCM 혁신을 시도한 기업들이 먼저 눈을 돌린 부문이 바로 운송 분야다. <editor>

물류업계에서는 운송비가 전체 물류비의 많은 부분을 차지하고 있어 운송비 절감에 대한 많은 연구가 있었다.   

많은 물류전문가들은 그 동안 기업들이 운송비를 줄일 만큼 줄였다고 보는 견해도 있다. 하지만 지금 우리가 간과하고 있던 숨겨진 운송비를 줄이는 방법도 있기 마련이다. 비록 그 사례가 우리나라가 아닌 미국을 중심으로 소개됐을지언정 국내 기업들에게도 물류비 절감을 위한 좋은 힌트가 될 것이다.   

예를 들어 많은 기업들은 주로 그들의 운송비를 줄일 때, 운임요금을 비교할 수 있고 또 문서작업을 수반하는 복합 운송업체 사용(아웃소싱)을 중단하는 방법을 사용하곤 한다. 하지만 귀사의 운송시스템 스스로가 운송비용을 유발하는 사안들을 찾아내고 이에 대한 해결책을 내놓는 것이 훨씬 더 나은 해결책이라고 판단하게 될 지도 모를 일이다. 지금부터 기업의 투자수익률(ROI)을 급격히 높여줄 5가지 운송비 절감 방법을 알아보자. 

1. 주소 교정 소프트웨어 사용 

당신이 부정확한 주소를 확인하기 위해 화물운송장을 확인하는 가장 마지막 시간은 언제인가? 주소의 부정확성은 현재 우리가 잘 인지하지 못하고 있는 추가적인 운송비용을 유발하는 주요 원인이다. 피츠버그에 본사를 둔 SJ 컨설팅그룹의 창립자 Satish Jindel은 이러한 운송 상의 착오가 화주의 연간 운송비를 5%~7%까지 늘린다고 밝혔다. 만약 기업이 국내 배송서비스에 550억달러를 소요한다면, 과연 그 수치는 어느 정도일지 상상이나 되겠는가?

이러한 사례들은 굉장히 큰 문제를 야기시킬 수 있으며 축적될 시 그 충격은 더욱 심하다.

◈ 부정확한 주소

예를 들어, 고객이 우연히 목적지의 주소를 잘못 적었다고 생각해보자. 일반적으로 운송인은 주소를 수정해줄 수 있을 것이다. 하지만 이 때 고객은 추가 서비스에 대한 책임을 물어 돈을 지불해야 한다. 품의 단위와 수량에 따라 11달러에서 77달러에 이르기까지 다르지만 확실한 점은 무시할 수 없는 수치라는 것이다.

◈ 일반배송 건의 상업배송 분류

일반적이고 비용이 많이 드는 실수는 일반 배송이 이 상업배송으로 취급되는 것이다. 다시 말해, 운송업체가 수정 할 수는 있겠지만 이 또한 패키지당 2.5달러의 추가비용이 발생한다. 만약 당신의 기업이 화물이외의 고객 송장에도 돈을 지불한다면, 이는 실수가 없었다면 고객에게 부과할 수 있는 기회를 잃는 꼴이 되고 만다.

◈ 늘어나는 고객서비스 비용

주소 오류로 인한 문제 발생시, 당신의 기업은 단지 운송비용뿐만 아니라 고객서비스를 담당하고 있는 직원에게 기업 내 추가 노동비를 지급해야 할지도 모른다.

◈ 불만족스러운 고객과 주문취소

고객의 불만족으로 인해 주문이 취소 될 수 있으며 영영 그 고객과 거래를 못할 수도 있다. 결국 부정확한 주소로 인한 실수 하나가 소중한 고객의 수요를 날려버릴 수 있다.

해결책은 역시 주소 확인기술(Address Verification Technology)의 활용이다. 소프트웨어의 활용이 가장 쉬운 방법이다. 다양한 작업장에 설치가 가능하며 특히 ERP와 주문 시스템 혹은 복합운송인의 소프트웨어도 적용이 가능하다. 수많은 소프트웨어가 이 문제를 해결할 수 있으며 운송시스템 전문가가 어떤 툴을 사용하는 것이 좋을지 결정해줄 것이다. 

2. 무게측정의 정확성을 높여라  

최근에 운송시스템 내의 무게측정 절차를 확인해 본적이 있는가? 얼핏 보면 사소해 보일 것 같은 이 계산법이 실제로도 나중에는 엄청난 운송비 차이를 불러일으키고 있다. 이와 관련하여 여러분이 명심해야 할 팁이 몇 가지 있다.

◈업체마다 화물운임 측정 제각각

용적측량은 화물의 길이, 너비, 그리고 높이와 함께 측량지수를 곱하여 계산되는 화물전용 측정단위로서 운송사마다 그 운임이 다양하다. 그러므로 공간 차지율을 잘 따져보아야 한다. 동일한 팝콘이라도 1파운드의 가방에 들어간 상품이, 튀기지 않은 상태로 작은 가방에 압축되어 포장되어 있는 팝콘보다 훨씬 더 공간을 많이 차지 한다는 점이다. 

◈ 무게 등 화물 측정시스템 구축 

일반적으로 Dim(Dimensional) 무게를 사용하든 실제 중량(Actual)을 사용하든 운송사는 더 무거운 요금을 적용하며 이 방법은 주로 DHL, FedEx, UPS 등의 주요 특송업체에서 사용하고 있으며 현재는 자동측량시스템과 화물운임계산 시스템을 구축하고 있다. 따라서 이외의 업체들은 측량시스템에 구축에 신경을 써서 운송비를 줄일 수 있는 기회가 있을 것이다.

특히 화주와 운송사의 무게측정결과가 다를 때 문제는 발생한다. 운송사는 일반적으로 높이, 너비 등을 측정할 때 최대한 길게 수치를 기록할 것이고 더욱이 박스의 모양에 따라 구체적인 결과가 다르게 나타나는 경우가 많다. 또한 데이터 입력의 오류로 가령 처음 무게 측정결과로 20달러가 책정되었음에도 불구하고 운송사의 다른 시설로 이동하면서 데이터 입력 오류로 다른 운임을 부과 받는 경우도 많다. 마지막으로 화주가 사이즈를 최소화 하기위해 딱 맞는 사이즈로 포장을 했으나 여러 가지 포장상의 문제로 인해 재포장작업을 해야 할 때 운임은 추가적으로 늘어날 수가 있다. 위와 같은 경우에 화주와 운송사 간의 측정결과가 불일치하게 되고 그에 따라 추가적인 운송비용이 부과되고 있다. 

따라서 측정시스템 구축에 더욱 신경을 써야하며, 바코드 스캐닝 등을 통해 박스 사이즈를 표준화해야 데이터 입력 에러가 사라질 수 있을 것이다. 공급사슬 상에 다른 채널로 재화가 전달되어도 측정결과가 일정하도록 자동화 패킹시스템이 필요하며 마지막으로 운송사의 측정 시스템과 포장 체계가 실제 운임에 잘 적용되고 있는지 주기적으로 감사할 필요가 있다.

3. 운송데이터 입력의 오류를 줄여라

자료입력의 오류는 운송 프로세스 내에서 언제든지 일어날 수 있다. 잘못된 계좌번호, 고객 주문번호, 주소의 오류 등이 이에 해당한다. 이러한 실수를 방지하는 것 또한 숨겨진 운송비 감소에 이바지 할 수 있는 부분이다.

◈ 제3자의 청구서 발부 오류

운송장 발부 시 전자시스템이 아닌 수동 입력 시에, 충분히 오류 발생 가능성이 있으며 특히 계좌번호 입력 오류 시에는 화주에 운임을 재청구해야만 한다. 이에 대한 해결책은 운송 요청이 완료될 시에 주문 입력 시스템과 운송 시스템을 연계시키도록 하는 것이다. 

◈ 고객 조회번호 오류 및 실종 

대규모 유통업체를 담당하는 운송기업은 조회번호가 정확히 운송장에 기록되었는지 반드시 확인해야 한다. 이 번호는 유통업체가 미리 입고관리를 준비할 수 있도록 하는 중요한 역할을 담당하기 때문에 관리 부실 시에는 운송사가 손실을 감당해야 한다. 

◈ 드문 인보이스 분석

정기적으로 새로운 운송 상의 문제는 무엇인지 그리고 해결책은 무엇인지, 송장을 분석하는 것은 베스트 프랙티스의 한 예이다. 손이 많이 가는 작업이긴 하지만 운송사의 실적을 위해 분석활동을 늘릴 필요가 있으며 웹을 기반으로 한 분석은 세부사항을 과거부터 알 수 있게 하며 비용절감 기회까지도 포착할 수 있게 한다.

4. 모든 부서에 운송시스템을 설치하라

회사 내 창고이외에 각 부서에서 얼마나 많은 문서와, 마케팅 관련 물품들이 운송되고 있는지 알고 있는가? 게다가 해당운송 절차는 운송사의 상업용 요율을 적용하지 못한 채 수동으로 진행하고 있다. 데스크탑에 운송 솔루션을 설치하면 오류를 줄일 수 있을 뿐만 아니라 불필요한 프리미엄 운송 서비스 사용도 방지할 수가 있다.

실레로 7만 명의 임직원을 보유하고 있는 미국의 한 보험회사에서는 각 부서에서 수동적으로 물품을 보내고 있다. 임직원은 자신의 선호에 따른 운송사를 선택하고 손수 운송서류를 작성한 뒤 보내곤 한다. 이러한 프로세스를 통해 얼마나 많은 운송비가 빠져나가고 있는 걸까? 

그 후에 이 회사는 모든 부서의 임직원이 운송 소프트웨어를 통해 배송 시스템을 이용할 수 있도록 했다. 시스템에 접속하여 배송시간, 요금 등을 확인하고 간단한 운송청구서를 인쇄하여 회사 내의 메일 룸에 비치하면 작업이 간단히 마무리 되는 것이다.

소프트웨어 도입 1년 후 , 결과는 우리를 깜짝 놀라게 만들었다. 1년 동안 무려 100만 번의 배송서비스를 이용했고 이는 모든 부서에 운송 시스템을 설치할 필요성을 여실히 보여주었다.

5. 문서 프린트 작업을 최신화 하라

수년 간 , 운송사는 수동 작업을 없애려고 많은 노력을 해왔다. 하지만 여전히 많은 기업들이 국내 운송장을 비롯하여 추가적인 문서나 라벨 링을 수동으로 하는 경우가 많다. 이러한 관행은 노동비의 추가지불을 유발하며 운송 속도를 늦추는 작용을 한다. 운송 시스템을 다시 한 번 살펴보면 얼마나 많은 부분에서 운송문서 인쇄를 위해 작업이 지연되는지를 확인할 수 있다. 

◈ 패킹 리스트를 프린트하고 알맞게 접고 다시 봉투에 삽입하며

◈ 국제 운송은 별도의 탬플릿을 요구하고

◈ 위험물품은 정확한 라벨링을 위해 또 다른 시간이 필요하며 통관문제에 있어서도 마찬가지이다. 해결책은 스마트 문서 프린트 기술을 운송 작업상에 투입하는 것이다. WMS시스템이나 스마트 프린팅 기술이 비효율적이며 수동적인 문서 작업 준비를 생략해 줄 것이다.

이렇게 당신은 운송비를 줄일 수 있는 사소한 부분들을 찾게 된다. 운송 시스템에 들어가는 데이터들의 정확성을 높이고, 가장 비용-효율적인 요금과 서비스를 제공할 수 있도록 프로세스를 최적해야 한다. 앞서 언급했듯이 소프트웨어 솔루션을 통해 수동적인 운송 프로세스를 최소화하며 이러한 수동적인(Manually)문서 준비가 얼마나 많은 비용절감을 이끌지 깨달았다고 확신한다. 

정말 사소해 보이지만 위의 항목들이 누적되면 그것 또한 기업의 효율성을 몰래 뒤에서 갉아 먹고 있는, 꼭 없애야 할 중요한 사항들일지 모른다. 경영의 대가 톰 피터스가 <리틀 빅씽>에서 “사소한 일이 모여 위대한 일을 만든다.”고 강조했듯이 SCM 최적화를 위한 가장 기본적인 첫 번째 발걸음을 내딛어야 할 때를 고민해야 한다.