물류관리자가 ‘엑셀(Excel)’ 사용을 중단해야 될 때….

셀당 몇 퍼센트 에러 발생, 공급망의 심각한 계산 오류 생길 수도

글. 전수윤 인턴기자

[CLO]  마이크로소프트 엑셀(Microsoft Excel spreadsheet software)은 전 세계 모든 기업의 공급망 관리 및 물류 관리용 프로그램 중 1순위로 꼽힌다. 엑셀의 장점은 무엇보다 낮은 비용, 쉬운 사용법, 다양한 기능, 글로벌적인 통용성, 그리고 괜찮은 수준의 기본 기능들을 갖추었다는 점이다. 

엑셀의 가장 중요한 장점은 다양한 시도와 손쉬운 수정을 가능하다는 해준다는 것이다. 이는 물류기획 분야에서 매우 중요한 점이다. 

그러나 엑셀은 특별히 공급망과 물류 관리를 위해 디자인된 더 뛰어난 기능들을 가지고 있는 다른 소프트웨어들과 비교했을 때 중요한 한계점을 가지고 있다. 

2008년 하와이 대학에서 발표한 연구에 따르면 일반적으로, 엑셀의 모든 셀들에서 몇 퍼센트 정도의 에러가 발생하는 것으로 조사됐다. 특히 대용량의 엑셀 자료일수록 높은 에러 수치를 나타내는 것으로 밝혀졌다. 평균적인 스프레드 시트에서 ‘몇 퍼센트’는 수십개의 에러가 될 수 있다. 이러한 에러들이 초래할 결과가 치명적이지 않은 사업 분야에서는 이러한 에러들은 무시될 수 있다. 하지만 이 에러들이 공급망의 심각한 계산상 오류를 불러일으키게 된다면 당신의 조직이 치러야 할 비용은 엄청난 손실을 가져올 수 있다.

그렇다면 공급망 및 물류 관리자들이 엑셀 이용을 중단해야 할 시기는 언제일까? 조직이 성장 초기 단계라면 엑셀이 가진 편리함과 적당한 가격이라는 장점이 엑셀의 한계점을 능가한다. 하지만 조직이 성장할수록, 이 한계들이 커지기 시작한다. 다음은 물류관리자가 엑셀 소프트웨어를 쓸 시기가 지났다는 것을 알려주는 몇 가지 지표들을 소개한다. 

- 프로그램 이용자들이 점점 더 늘어날 때

- 실시간으로 정확한 데이터의 수집이 필요할 때

- 환경의 불확실성이 증가할 때

- 프로세스 상의 통제가 필요할 때

- 단순한 자료 나열이 아닌 결론을 도출하기 위한 자료 분석이 필요할 때

- 공급망 상의 프로세스를 늘리거나 통찰력이 필요할 때

이 시기에 도달했다면, 엑셀 다음으로 어떤 소프트웨어를 사용해야 할까? 대부분의 기업들에게는 관계형 데이터 베이스 관리 시스템(RDBMS, relational database management system)을 기초로 한 훨씬 더 정교한 프로그램이 필요하다. 

이 시스템은 실시간으로 조직 전체의 데이터를 수집한다. 그리고 모든 유저들이 접근 가능한 중앙 서버에 데이터들을 모은다. 가장 엑셀과 다른 점은 재고 관리, 생산관리, 가치사슬 통합과 같은 특화된 광범위한 공급사슬 관리에 필요한 실무상의 기능들을 제공한다는 것이다. 

관계형 데이터 베이스 관리 시스템을 사용함으로써 기업의 결정권자들은 실시간으로 필요한 데이터를 최소한의 에러로 획득할 수 있다. 거기에 부분적인 데이터가 전체 상황에 미치는 영향까지 파악할 수 있다. 그리고 그 정보들을 통해 더 훌륭한 결정을 내릴 수 있을 것이다.

Should You Use Excel for Your Supply Chain Planning Requirements? 

by Sujit Singh

Microsoft Excel spreadsheet software continues to be the application of choice for supply chain and logistics management at companies large and small, around the world. Its advantages include low cost, ease of use, versatility, universal availability, and good basic functionality. The most important advantage is that Excel enables experimentation and tinkering, which are very important in the planning field. However, Excel poses serious limitations when compared to more robust and full-featured software applications designed specifically for supply chain management and logistics. A 2008 study by the University of Hawaii found that “In general, errors seem to occur in a few percent of all cells, meaning that for large spreadsheets, the issue is how many errors there are, not whether an error exists.” Since the average spreadsheet contains thousands of information-bearing cells, a “few percent” may translate into dozens of errors. In many non-critical applications, these errors may be considered a reasonable tradeoff for the affordability and ease of use offered by spreadsheet software such as Excel. However, when they result in serious miscalculations in your supply chain, the costs to your organization can be devastating.

When an organization is in its early stages, the limitations of Excel may be outweighed by its convenience and affordability. As the organization grows, however, those limitations become magnified. Among the indicators that your organization has outgrown ordinary spreadsheet software are: - Long lists of customers and conditions

- Multiple users

-A need for accurate real-time data 

-Uncertainties: Improved process control, Data analytics

-Process extensions &Process insights 

What is the next step from spreadsheet software? For most companies, the answer is a far more sophisticated planning application based on a relational database management system (RDBMS).These applications gather real-time data from throughout the organization, and hold it onto a centralized server where it may be accessed by any number of users. More important, they offer true business functionality, including specialized support for a wide range of supply chain processes, including inventory management, manufacturing, and value chain collaboration. By leveraging the intelligence of an RDBMS-based application, a company’s decision makers can immediately detect data and mapping errors. In addition, they can see how data relates across attributes. And, they can detect patterns within the data itself, to make better-informed decisions about overall processes and individual projects.

*** 동 내용은 11월호 게재, 구독문의: 미디어케이앤 손현정 과장(02 3282 3850)